Jumat lalu, saat meeting dengan Pak Bos, ada satu arahan yang sampai sekarang masih saya ingat. Beliau melihat pekerjaan saya yang tidak sedikit dan cenderung mencar-mencar, lalu menyarankan saya membuat satu dashboard agar semuanya bisa terpantau.

Awalnya saya mengangguk saja. Tapi setelah dipikir-pikir, iya juga. Di kantor, semua pekerjaan kami dicatat di Kaizen, aplikasi manajemen project mirip Asana, lengkap dengan tenggatnya. Masalahnya, tugas-tugas itu tersebar di puluhan project: persiapan kantor baru, urusan perbankan, koperasi, literasi finansial, dan masih banyak lagi.

Kalau mau cek “hari ini saya harus ngapain aja?”, saya harus membuka project satu per satu. Satu project, cek. Tutup. Buka project lain, cek lagi. Tutup lagi. Setelah lima-enam project, kepala sudah mulai pusing dan belum tentu semuanya kebaca.

Sebenarnya di Kaizen sudah ada fitur portfolio, tampilan yang merangkum banyak project sekaligus. Itu jelas membantu untuk gambaran besar, karena portfolio bekerja di level project. Kebutuhan saya waktu itu lebih sederhana, di level task: “hari ini saya harus mengerjakan apa saja?” Untuk pertanyaan itu, saya perlu membuka project satu per satu.

Setelah arahan Pak Bos tersebut, saya mencari cara yang paling masuk akal: satu tampilan yang merangkum semua tugas saya, apa pun project-nya. Untungnya, saya punya Humaira, AI agent untuk membantu pekerjaan sehari-hari. Saya ceritakan masalahnya, dan dia langsung membuatkan dashboard-nya, aplikasi yang kami pakai ternyata punya API, jadi data tugas bisa ditarik otomatis.

Prosesnya tidak sekali jadi. Versi pertamanya berantakan: 260-an tugas ditampilkan sekaligus dalam satu daftar panjang, justru makin puyeng. Makanya saya minta dirapikan.

Akhirnya tugas-tugas dikelompokkan berdasarkan waktunya: yang sudah terlambat, yang harus selesai hari ini, yang jatuh tempo tujuh hari ke depan, dan yang masih ada waktu. Ada juga tampilan per project dengan progress bar, jadi kelihatan mana yang hampir selesai dan mana yang masih menumpuk.

Warnanya pun sempat ganti-ganti: biru, pink, sampai akhirnya soft pink, biar enak dilihat setiap hari. Percayalah, warna ikut menentukan mood kerja 😀

Dashboard ini juga tidak perlu di-update manual, datanya ditarik ulang otomatis setiap sepuluh menit.

Dari bisa melihat, saya jadi ingin bisa menandai selesai dari tempat yang sama. Humaira pun memasang tombol centang di tiap tugas: tinggal klik, statusnya berubah di Kaizen, lengkap dengan tombol batal kalau salah klik. Fungsinya kecil, tapi bikin alurnya terasa utuh: lihat tugas, kerjakan, centang, beres.

Sekarang ritual pagi saya sederhana: buka satu link, langsung kelihatan mana yang terlambat, mana yang harus dikerjakan hari ini, mana yang urgent. Tidak perlu lagi membuka project satu per satu dan berharap tidak ada yang terlewat.

Mungkin kedengarannya sepele, tapi buat saya ini mengubah banyak hal. Pekerjaan yang sama, kalau cara melihatnya diatur dengan baik, rasanya jadi jauh lebih ringan.